Politique de Traitement des Données et de Sécurité IA

Date de dernière mise à jour : 2 juin 2025

1. Introduction et Objectif

LOQUII est un service d’IA vocale conçu pour faciliter la transcription des échanges entre professionnels de santé (médecins, pharmaciens) et leurs patients, que ce soit par enregistrement en streaming ou via une application mobile dédiée connectée aux logiciels métiers (LGO pour les pharmacies, LGC pour les médecins libéraux).

Il est rappelé que conformément au Règlement Général sur la Protection des Données (RGPD) du 27 avril 2016 :

• L’organisme utilisateur de l’IA vocale LOQUII (médecin ou pharmacien) est le responsable de traitement : il détermine les finalités et les moyens de ce traitement.
• Le Groupe Equasens et ses sociétés affiliées agissent en tant que sous-traitants.

Le responsable de traitement ayant l’obligation de s’assurer que le sous-traitant présente des garanties suffisantes quant à la mise en œuvre de mesures techniques et organisationnelles appropriées de manière à ce que le traitement réponde aux exigences du RGPD et garantisse la protection des droits de la personne concernée, la présente politique vise à informer les responsables de traitement, utilisateurs du service d’IA vocale LOQUII, des moyens déployés par le Groupe Equasens, sous-traitant, pour assurer le traitement et la sécurisation des données sensibles selon les règles de l’art, notamment les conversations médicales, et détaille les engagements pris par le Groupe Equasens en matière de confidentialité, de sécurité et de conformité, notamment au regard du RGPD.

2. Technologies d’Intelligence Artificielle Utilisées

Le service LOQUII repose sur une architecture complexe intégrant une suite d’algorithmes. Cette suite combine des techniques de traitement automatisé du langage (TAL) et l’utilisation de modèles de langage.

• Ces modèles peuvent être soit développés en interne par Equasens et hébergés sur nos propres infrastructures sécurisées ou sur des serveurs sécurisés en France, soit faire appel à des modèles massifs de langage (état de l’art) hébergés par des fournisseurs tiers sélectionnés pour leur niveau de sécurité et leur conformité.
• La technologie LOQUII est en constante évolution, avec des mises à jour régulières (mensuelles à bimensuelles) visant à améliorer la performance et la fiabilité du service. De ce fait, la composition exacte des technologies utilisées est susceptible d’évoluer. Notre engagement principal reste la performance du service dans le respect strict de la sécurité et de la confidentialité des données.

3. Traitement, Stockage et Conservation des Données

La protection des données médicales est au cœur de la conception de LOQUII.

• Traitement en flux : Les algorithmes de transcription de LOQUII sont conçus pour traiter les données audio (et les transcriptions intermédiaires) de manière transitoire. Aucun résultat intermédiaire (audio brut, segments audios, versions textuelles intermédiaires ou définitives) n’est stocké par le système central de LOQUII une fois le traitement initial effectué.
• Stockage longue durée : Le stockage définitif des transcriptions et des données associées est assuré par le logiciel métier du client (LGO ID pour les pharmacies, LGC pour les médecins). LOQUII agit comme un service de saisie et de structuration pour ces systèmes.
• Cas spécifique « ID Vocal + » : Pour les fonctionnalités avancées nécessitant une récupération différée (comme « ID Vocal + »), les données issues de la consultation (transcription, compte-rendu potentiel, extractions structurées) sont stockées temporairement dans une base de données privée, hébergée par Equasens, ou contrôlée par Equasens et hébergée en France par des fournisseurs tiers sélectionnés pour leur niveau de sécurité et leur conformité.
  • Ces données temporaires sont associées à un identifiant unique temporaire ne permettant pas une identification du patient. Cet identifiant est décorrélé des informations nominatives du patient, qui restent dans le LGO/LGC.
  • Ces données sont conservées uniquement le temps nécessaire à leur récupération sécurisée par le logiciel métier ID du client. Une fois la récupération effectuée, ces données temporaires sont systématiquement et irréversiblement détruites de nos systèmes.
• Minimisation des données : Nous nous engageons à ne traiter et conserver temporairement que les données strictement nécessaires à la fourniture du service.

4. Sécurité des Données

Nous mettons en œuvre des mesures de sécurité techniques et organisationnelles robustes pour protéger les données traitées par LOQUII :

• Chiffrement : Toutes les communications entre les différents composants du service LOQUII (application mobile, serveurs de traitement, logiciels métiers) sont chiffrées en utilisant des protocoles standards et reconnus (ex : TLS/SSL).
• Sécurité des infrastructures : Les serveurs hébergeant les composants de LOQUII et les bases de données temporaires (pour « ID Vocal + ») sont situés dans des environnements sécurisés, gérés ou hébergés par Equasens, respectant les normes de l’industrie en termes d’hébergement de données de santé (HDS).
• Gestion des accès : Des contrôles d’accès stricts sont en place pour limiter l’accès aux systèmes et aux données aux seules personnes habilitées et pour les besoins du service.
• Pseudonymisation : Comme mentionné au point 3, les données stockées temporairement pour « ID Vocal + » sont associées à des identifiants techniques ne permettant pas de relier directement les informations au patient sans accès au logiciel métier du client.

5. Information et Consentement du Patient

En tant que Responsable de traitement, l’utilisateur (pharmacien, médecin, établissement) de LOQUII a l’obligation d’informer le patient et de recueillir son consentement sur l’utilisation de ses données de santé préalablement au traitement.

• Information du patient : Il est de la responsabilité de l’utilisateur pharmacien ou médecin d’informer ses patients de l’utilisation d’un outil d’assistance à la transcription comme LOQUII pour les conversations médicales. Cette information peut être réalisée, par exemple, par un affichage clair et visible dans le lieu d’exercice (cabinet médical, pharmacie) ou la remise d’un document écrit, et doit comporter les mentions obligatoires prévues par le RGPD.
• Consentement : Le consentement spécifique du patient pour l’utilisation de LOQUII n’est pas requis au-delà du consentement implicite ou explicite déjà obtenu pour l’utilisation du logiciel métier (LGO/LGC/DPI) qui sera le réceptacle final et le gestionnaire des données de santé. LOQUII est considéré comme une modalité de saisie d’information pour ces logiciels.

6. Rôle de LOQUII et Évolution du Service

Adaptation et amélioration continue :

• Nous nous engageons à améliorer en continu la qualité de la transcription, notamment la reconnaissance des termes techniques, des noms de médicaments et des spécificités du jargon médical.
• Ces améliorations sont réalisées grâce à des entraînements réguliers (plusieurs fois par an) de nos modèles de transcription. Ces entraînements sont effectués exclusivement à partir de jeux de données synthétiques ou anonymisées ne contenant aucune donnée réelle d’utilisateur. Nous n’accédons jamais aux données de vos patients pour entraîner nos modèles.
• Ces mises à jour sont déployées de manière transparente pour les utilisateurs.

7. Conformité RGPD et Rôle des Acteurs

• Responsable de traitement : Le professionnel de santé (médecin, pharmacien) utilisant LOQUII est le responsable de traitement des données de santé de ses patients. Il détermine les finalités et les moyens du traitement.
• Sous-traitant : Equasens, en fournissant le service LOQUII, agit en tant que sous-traitant pour le compte du professionnel de santé. Equasens s’engage à traiter les données uniquement sur instruction du responsable de traitement et conformément aux dispositions contractuelles et légales.
• Droits des personnes concernées : Les patients conservent leurs droits d’accès, de rectification, d’effacement, de limitation, de portabilité et d’opposition concernant leurs données personnelles. Ces droits doivent être exercés directement auprès du responsable de traitement (le professionnel de santé), qui s’appuiera sur son logiciel métier (LGO/LGC/DPI) pour y répondre. Equasens coopérera avec le responsable de traitement, dans la mesure du possible, pour l’aider à remplir ses obligations, notamment si des données temporaires sont concernées.

8. Contact et Mises à Jour

Pour toute question relative à cette politique de sécurité IA ou au traitement de données par LOQUII, veuillez contacter le DPO Equasens à l’adresse : dpo@equasens.com

Cette politique est susceptible d’être mise à jour pour refléter les évolutions du service LOQUII ou les changements réglementaires. Nous vous encourageons à la consulter régulièrement sur internet à l’adresse : https://loquii.ai/politique-gestion-donnees-loquii/